Dokumenten-Management
Mit Digitalisierung das Leben leichter machen
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren massiv an Fahrt aufgenommen. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) kann helfen, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten und in der Flut an Informationen den Überblick zu behalten.
Das Vertragsmanagement, das Einkaufsmanagement oder die Personal- und Kundenverwaltung: Alle klassischen Unternehmensabläufe lassen sich digitalisieren. Das steigert die Effizienz, spart Zeit und Papier. Mit einem DMS haben Sie alle Informationen immer im Zugriff und dabei trotzdem sicher abgelegt.
Wir können das System dank flexiblen Modulen genau an Ihre Anforderungen anpassen. Auch eine Anknüpfung an bestehende Anwendungen wie MS Office, ERP-Systemen wie SAP und viel weitere (kleinere) Systeme oder eigene Anwendungen ist möglich.
Geschäftsprozesse optimieren
Frage: Wie viel Zeit benötigen Sie, um eine Eingangsrechnung zu verarbeiten?
In vielen Unternehmen geht bei Dokumentenprozessen wertvolle Zeit verloren. Suchen, aktualisieren, verteilen, archivieren: Mit gutem Dokumenten-Management geht es schneller.
Das System nimmt Ihnen den zeitraubenden Teil der Arbeit ab. Beispielsweise, indem alle Rechnungen digitalisiert und die Prozesse automatisiert werden – auch bei Rechnungen auf Papier. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.
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Prozesse & Dokumente immer im Überblick
„Wo ist der Vertrag?“
„Auf welchem Schreibtisch liegt die Rechnung?“
„Hat jemand den Ordner gesehen?“
Mit einem guten Dokumenten-Management-System (DMS) gehören solche Frage der Vergangenheit an.
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine – alle Dokumente lassen sich per Stichwortsuche oder direkt aus dem ERP-System finden und komfortabel verwalten.
„Wer bearbeitet das Dokument gerade?“
„Ist die Rechnungsprüfung schon abgeschlossen?“
„Wurde die Rechnung bereits freigegeben?“
Die Buchhaltung kann zum Beispiel mit einem Klick sehen, an welcher Stelle im Prüf- und Freigabeprozess sich eine Rechnung gerade befindet. Sogar der zukünftige Cashflow lässt sich prognostizieren, da alle Rechnungsbeträge summiert werden können.
Perfekt aufgestellt fürs Homeoffice
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Spätestens seit der Corona-Pandemie ist die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten für viele Unternehmen nicht nur attraktiv, sondern notwendig geworden.
Leider liegen Dateien, Korrespondenzen und Dokumente häufig in verschiedenen Ablagesystemen verteilt. Spontane Absprachen sind schwierig. Vor allem, wenn man nicht im selben Büro sitzt.
Mit einem DMS können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz auf die Dokumente zugreifen, die sie brauchen – egal, ob sie im Büro sind, zuhause oder unterwegs.
Machen Sie Ihr Unternehmen digital
Im Bereich Dokumenten-Management setzen wir auf den Kyocera Workflow Manager.
Lassen Sie uns gemeinsam die ideale Dokumenten-Management-Lösung für Ihr Unternehmen finden. Setzen Sie auf unsere Erfahrung und vereinbaren Sie gleich einen Termin.